Nach dem Training ein Shake, dazu ein Wasser für den Heimweg. Kaum ein Mitglied hat dabei Bargeld in der Sporthose. Also wird angeschrieben: auf einem Block, auf Karteikarten oder auf einem Zettel, der am Kühlschrank klebt.

Das funktioniert, solange wenig los ist. Sobald der Tresen voll ist, wird die Strichliste zum teuersten Stück Papier im Studio.

Was die Strichliste wirklich kostet

Die Liste selbst kostet nichts. Teuer ist, was nicht auf ihr landet.

  • Ein Strich wird vergessen, weil gerade drei Leute gleichzeitig etwas wollen.
  • Die Handschrift lässt sich am Monatsende nicht mehr lesen.
  • Zwei Mitglieder heißen Müller, und niemand weiß mehr, wer den Riegel hatte.
  • Der Zettel wird nass, verschwindet oder landet im Altpapier.

Ein Rechenbeispiel: Gehen in der Woche nur fünf Getränke zu je 2,50 Euro verloren, fehlen dir am Jahresende 650 Euro. Dazu kommt der Abend, an dem du die Striche zusammenzählst und in deine Abrechnung überträgst.

Was eine gute Lösung können muss

Bevor du etwas änderst, lohnt sich ein Blick auf das, was am Tresen wirklich zählt.

  1. Es muss schneller gehen als ein Strich auf Papier.
  2. Jede Buchung muss eindeutig einem Mitglied gehören.
  3. Das Mitglied und dein Team müssen jederzeit sehen, was offen ist.
  4. Am Monatsende muss die Summe pro Mitglied fertig sein, ohne dass jemand rechnet.
  5. Ein Fehler muss sich sofort korrigieren lassen.

Wenn eine Lösung den ersten Punkt nicht erfüllt, greift dein Team im Stress wieder zum Zettel.

1. Buche über die Mitgliedskarte

Die Karte, mit der dein Mitglied eincheckt, weiß schon, wer vor dir steht. Nutze sie auch für den Verzehr. Karte auflegen, Produkt antippen, fertig.

So gibt es keine Verwechslung zwischen zwei Müllers und keine unleserlichen Namen mehr.

2. Lege feste Preise fest

Auf einer Strichliste steht oft nur "1 Shake". Welcher Shake, und zu welchem Preis, klärt sich dann am Monatsende aus dem Gedächtnis.

Lege jedes Produkt einmal mit Namen und Preis an. Wenn du später einen Preis änderst, dürfen sich alte Buchungen dadurch nicht ändern. Was im September 3,50 Euro gekostet hat, wird auch mit 3,50 Euro abgerechnet.

3. Zeig den offenen Betrag

Ärger gibt es fast immer am Monatsende, wenn eine Summe eingezogen wird, mit der das Mitglied nicht gerechnet hat. Das lässt sich vermeiden, wenn der offene Betrag bei jeder Buchung sichtbar ist. Ein kurzer Satz am Tresen genügt: "Du bist diesen Monat bei 18 Euro."

Wenn du möchtest, setzt du zusätzlich eine Obergrenze, zum Beispiel 50 Euro im Monat. So wächst kein Betrag unbemerkt an.

4. Rechne zusammen mit dem Beitrag ab

Der Beitrag wird ohnehin jeden Monat eingezogen. Der Verzehr gehört als eigene Zeile dazu, zum Beispiel "Verzehr Oktober". Das Mitglied sieht eine Abbuchung und versteht sofort, woraus sie besteht.

Sprich das einmal mit deinen Mitgliedern ab, am besten gleich bei der Anmeldung. Wer zugestimmt hat, dass der Verzehr mit dem Beitrag eingezogen wird, wundert sich später nicht.

5. Biete Guthaben an

Manche Mitglieder möchten lieber einen festen Betrag im Monat zahlen als eine Summe, die schwankt. Für sie ist Guthaben die einfachste Lösung. Statt 45 Euro werden zum Beispiel 70 Euro eingezogen, und die 25 Euro stehen am Tresen bereit.

Jede Buchung verbraucht zuerst das Guthaben. Erst was darüber hinausgeht, wird angeschrieben. Was am Monatsende übrig ist, bleibt für den nächsten Monat stehen.

6. Trenne Anschreiben und Bargeld

Sobald am Tresen Bargeld oder eine Kartenzahlung angenommen wird, gelten die Regeln für Kassen. Das ist ein eigenes Thema, das du mit deinem Steuerberater klären solltest.

Halte deshalb beides sauber getrennt. Was bar bezahlt wird, läuft über deine Kasse. Was angeschrieben wird, läuft über die Mitgliedskarte und wird mit dem Beitrag eingezogen.

Die kurze Checkliste

  1. Verzehr über die Mitgliedskarte buchen
  2. Jedes Produkt einmal mit festem Preis anlegen
  3. Den offenen Betrag bei jeder Buchung zeigen
  4. Am Monatsende zusammen mit dem Beitrag abrechnen
  5. Guthaben für alle anbieten, die einen festen Betrag bevorzugen
  6. Bargeld über die eigene Kasse laufen lassen

So läuft das Anschreiben mit Tresenly

In Tresenly legt dein Mitglied seine Karte auf, und dein Team tippt die Produkte an. Der offene Betrag des Monats steht dabei immer direkt beim Namen. Das funktioniert auch, wenn das Internet einmal ausfällt.

Hat sich jemand vertippt, lässt sich die Buchung in den ersten zehn Minuten direkt am Tresen stornieren. Danach kann das nur noch der Inhaber, damit nichts unbemerkt verschwindet.

Am Monatsende lädst du eine Liste herunter. Sie zeigt pro Mitglied die Summe, den Teil, der aus dem Guthaben bezahlt wurde, und den Betrag, der noch einzuziehen ist. Wenn du möchtest, zählt Tresenly auch den Bestand mit und meldet sich, bevor der letzte Shake über den Tresen geht.

Für Barverkäufe brauchst du weiterhin deine eigene Kasse. Alles, was angeschrieben wird, läuft über Tresenly.