Die alte Software läuft auf einem einzigen Computer am Empfang. Sie ist langsam, sieht aus wie vor fünfzehn Jahren, und nur eine Person im Team kennt sich wirklich damit aus. Trotzdem bleibt sie, Jahr für Jahr. Der Grund ist fast immer derselbe: Niemand hat Lust auf den Umzug.

Dabei ist der Wechsel viel kleiner, als er sich anfühlt. Er besteht aus sechs überschaubaren Schritten.

1. Schreib auf, was du jeden Tag wirklich brauchst

Nimm dir zehn Minuten und notiere, was am Empfang jeden Tag passiert. Bei den meisten Studios ist die Liste kurz:

  • Mitglieder checken mit ihrer Karte ein.
  • Du siehst, ob der Vertrag gültig ist.
  • Du legst neue Mitglieder an und änderst Verträge.
  • Du weißt, welche Verträge bald enden.
  • Getränke und Shakes werden aufgeschrieben und später abgerechnet.

Alles, was nicht auf dieser Liste steht, darf bei der Entscheidung keine große Rolle spielen. Viele Programme sind voll mit Funktionen, die im Alltag niemand öffnet.

2. Hol deine Mitgliederliste aus dem alten Programm

Deine Mitglieder sind das Wertvollste, was in der alten Software steckt. Fast jedes Programm kann die Mitgliederliste als Datei speichern, die sich mit Excel öffnen lässt. Wichtig sind diese Angaben:

  • Name und Kontaktdaten
  • Kartennummer
  • Vertragsbeginn, Laufzeit und Kündigungsfrist
  • ob der Vertrag gerade pausiert oder gekündigt ist

Schau die Liste einmal durch, bevor du sie überträgst. Ein Umzug ist die beste Gelegenheit, alte Einträge und doppelte Mitglieder auszusortieren.

3. Prüfe Karten und Kartenleser

Die größte Sorge beim Wechsel sind die Karten. Niemand möchte dreihundert neue Karten bestellen und verteilen.

In den meisten Studios ist das auch nicht nötig. Wenn deine Mitglieder heute schon eine Karte am Tresen auflegen, lassen sich dieselben Karten und derselbe Kartenleser in der Regel weiter nutzen. Lass das testen, bevor du dich entscheidest: Zwei oder drei Karten reichen dafür.

4. Such dir eine ruhige Woche aus

Stell nicht im Januar um, wenn die Vorsätze frisch sind und der Empfang voll ist. Gut sind die ruhigen Wochen im Sommer oder die Tage zwischen zwei Monaten. Plane die eigentliche Umstellung auf einen Vormittag, an dem wenig los ist.

5. Lass Alt und Neu ein paar Tage nebeneinander laufen

Schalte das alte Programm nicht am selben Tag ab. Lass es noch ein paar Tage geöffnet, falls du etwas nachschauen musst. So merkst du in Ruhe, ob bei der Übernahme etwas fehlt, und kein Mitglied bekommt davon etwas mit.

6. Zeig es deinem Team in zehn Minuten

Ein gutes Programm für den Empfang muss niemand lernen. Zeig deinem Team drei Dinge: wie der Check-in aussieht, wie man ein Mitglied findet und was Grün, Gelb und Rot bedeuten. Wenn das länger als zehn Minuten dauert, ist das Programm zu kompliziert.

Die kurze Checkliste

  1. Aufschreiben, was du täglich brauchst
  2. Mitgliederliste aus der alten Software holen und aufräumen
  3. Zwei oder drei Karten testen lassen
  4. Eine ruhige Woche wählen
  5. Das alte Programm noch ein paar Tage offen lassen
  6. Dem Team die drei wichtigsten Handgriffe zeigen

So läuft der Wechsel mit Tresenly

Bei Tresenly nehmen wir dir die Schritte zwei und drei ab. Wir holen deine Mitgliederliste aus der alten Software, übertragen sie und testen deine Karten, bevor es losgeht. Die Einrichtung kostet nichts, und die 30 kostenlosen Tage beginnen erst, wenn alles fertig eingerichtet ist. Meist dauert die Umstellung nur wenige Tage.

Und falls du später wieder wechseln willst: Deine Daten kannst du jederzeit herunterladen. Sie gehören dir.