Montag, kurz nach fünf. Vor dem Tresen stehen sechs Leute, und alle wollen dasselbe: rein und trainieren. Wie schnell das geht, entscheidet der Check-in.

Dafür gibt es heute drei Wege: die Karte, den Chip am Schlüsselbund und den QR-Code auf dem Handy. Keiner davon ist für jedes Studio der beste. Dieser Artikel zeigt dir, worauf es ankommt und was zu deinem Studio passt.

Was ein Check-in leisten muss

Bevor du über Karten oder Handys nachdenkst, lohnt sich ein Blick auf die Aufgabe selbst.

  1. Er muss in einer Sekunde erledigt sein, auch wenn sechs Leute anstehen.
  2. Er muss eine einzige Frage beantworten: Darf dieses Mitglied heute trainieren?
  3. Dein Team muss die Antwort sehen, ohne etwas anzuklicken.
  4. Er muss weiterlaufen, wenn das Internet einmal ausfällt.
  5. Jeder Besuch muss festgehalten werden, damit du siehst, wer kommt und wer wegbleibt.

Wenn ein Weg den ersten Punkt nicht schafft, winkt dein Team im Stress die Leute einfach durch. Dann weißt du am Ende weder, wer da war, noch, wessen Vertrag abgelaufen ist.

1. Die Karte

Die Mitgliedskarte ist der Klassiker, und das aus gutem Grund. Auflegen, Ton, weiter. Schneller geht es nicht.

  • Sie funktioniert auch, wenn das Internet ausfällt.
  • Sie braucht keinen Akku und kein Handy.
  • Jedes Mitglied versteht sie sofort, egal in welchem Alter.

Ihre Schwäche kennst du: Sie liegt zu Hause, in der anderen Jacke oder im Auto. Dazu kostet jede Karte ein wenig Geld, und eine verlorene Karte muss ersetzt werden.

2. Der Chip am Schlüsselbund

Der Chip kann dasselbe wie die Karte, steckt aber in einem kleinen Anhänger. In den meisten Studios liest derselbe Kartenleser beides.

Sein Vorteil ist einfach: Der Schlüssel ist fast immer dabei. Wer mit dem Auto oder dem Fahrrad kommt, hat den Chip in der Hand, bevor er am Tresen steht. Mitglieder vergessen ihn deshalb deutlich seltener als eine Karte.

Dafür ist auf dem Anhänger kein Platz für einen Namen oder ein Foto. Wenn dir das wichtig ist, bleib bei der Karte.

3. Der QR-Code

Beim QR-Code ist das Handy der Ausweis. Es gibt dabei zwei Arten, und der Unterschied ist wichtig.

Bei der ersten zeigt das Mitglied einen Code auf dem Handy vor. Ein solcher Code lässt sich fotografieren und an Freunde weiterschicken.

Bei der zweiten steht der Code auf dem Bildschirm am Tresen, und das Mitglied scannt ihn mit dem eigenen Handy. Wechselt dieser Code alle paar Sekunden, hilft ein Foto niemandem weiter. Das ist die sicherere Art.

  • Du musst keine Karten kaufen und keine nachbestellen.
  • Das Handy liegt so gut wie nie zu Hause.
  • Ein neues Mitglied kann am ersten Tag sofort einchecken.

Der QR-Code hat aber auch Grenzen. Das Handy braucht Akku und Empfang, und das Scannen dauert ein paar Sekunden länger als das Auflegen einer Karte. Nicht jedes Mitglied möchte außerdem sein Handy dafür nutzen.

Wenn die Karte zu Hause liegt

Das passiert in jedem Studio jeden Tag. Die Frage ist nur, was dann geschieht.

Ohne Plan sucht dein Team den Namen heraus, während die Schlange wächst. Oder das Mitglied wird durchgewinkt, und der Besuch taucht nirgends auf.

Besser ist ein zweiter Weg, der ohne Karte auskommt. Wer Karte und QR-Code nebeneinander anbietet, hat ihn schon: Liegt die Karte zu Hause, wird der Code gescannt.

Wichtig ist nur, dass auch dieser Besuch festgehalten wird. Sonst sieht es später so aus, als wäre das Mitglied nicht da gewesen.

Wenn das Internet ausfällt

Ein Check-in, der bei jeder Störung stehen bleibt, ist am Montagabend keine Hilfe. Frag deshalb bei jeder Software genau nach, was ohne Internet noch geht.

Die Karte ist hier im Vorteil. Der Kartenleser hängt direkt am Gerät auf dem Tresen, und ein gutes Programm merkt sich die Besuche und überträgt sie später von selbst.

Der QR-Code läuft über das Handy des Mitglieds und braucht deshalb eine Verbindung. Wer nur auf den QR-Code setzt, sollte also einen Plan für den Tag haben, an dem der Anschluss streikt.

Was passt zu deinem Studio?

  • Deine Mitglieder haben schon Karten oder Chips: Behalte sie. Sie sind schnell, und dein Team kennt den Ablauf.
  • Du fängst neu an und möchtest keine Karten kaufen: Starte mit dem QR-Code.
  • Du willst, dass niemand am Tresen warten muss: Biete beides an. Die Karte ist der schnelle Weg, das Handy der Ersatz.

Für die meisten Studios ist die dritte Antwort die beste. Sie kostet nichts extra und löst das Problem mit der vergessenen Karte gleich mit.

Die kurze Checkliste

  1. Den Check-in an einem vollen Abend mit der Stoppuhr testen
  2. Prüfen, ob dein Team die Antwort quer durch den Raum lesen kann
  3. Fragen, was ohne Internet weiterläuft
  4. Einen zweiten Weg für vergessene Karten festlegen
  5. Darauf achten, dass ein QR-Code sich nicht einfach weiterschicken lässt
  6. Vorhandene Karten und den Kartenleser testen lassen, bevor du neue kaufst

So läuft der Check-in mit Tresenly

In Tresenly entscheidest du selbst, wie deine Mitglieder einchecken: mit dem Kartenleser, mit dem QR-Code oder mit beidem.

Legt ein Mitglied die Karte oder den Chip auf, füllt die Antwort den ganzen Bildschirm. Grün heißt willkommen, Gelb heißt, der Vertrag endet bald, und Rot heißt kein Zutritt, mit dem Grund gleich dabei. Dazu kommt ein Ton, damit dein Team nicht einmal hinsehen muss. Das funktioniert auch, wenn das Internet ausfällt.

Der QR-Code steht auf dem Gerät am Tresen und wechselt jede halbe Minute. Ein Foto davon ist also nach kurzer Zeit wertlos. Dein Team verbindet das Handy eines Mitglieds einmal, danach genügt die Kamera. Jedes Mitglied hat genau ein verbundenes Handy, ein neues Handy meldet das alte ab. Der QR-Code braucht Internet, die Karte läuft in der Zeit einfach weiter.

Zeigt der Bildschirm Rot und dein Team lässt das Mitglied trotzdem rein, wird auch das festgehalten. So siehst du später genau, wer mit Karte, mit Handy oder durch dein Team hereingekommen ist.

Deine Karten und deinen Kartenleser kannst du in der Regel behalten. Wir testen sie kostenlos, bevor es losgeht.